Việc công ty xây dựng và áp dụng một Bộ quy tắc ứng xử, còn gọi là Bộ quy tắc đạo đức, hiện nay đã trở thành một thông lệ quốc tế tốt nhất. (It is a best international practice for a company to have a Code of Conduct, sometimes called Code of Ethics). Bộ quy tắc ứng xử tóm lược các giá trị và tiêu chuẩn đạo đức của một tổ chức/doanh nghiệp (gọi tắt là doanh nghiệp) đồng thời khuyến khích các hành vi hợp chuẩn/hợp đạo đức. (The Code of Conduct summarises the values and ethical standards of the organization/company (Company) and encourages ethical behaviours).
Bộ quy tắc ứng xử là một tập hợp bằng văn bản các quy tắc, nguyên tắc, giá trị, kỳ vọng, hành vi và quan hệ mà một doanh nghiệp coi là quan trọng và là nền tảng cho việc vận hành doanh nghiệp thành công (Code of Conduct is a written collection of the rules, principles, values, and employee expectations, behavior, and relationships that an organization/ a company considers significant and believes are fundamental to their successful operation)
Bộ quy tắc ứng xử liệt kê các tiêu chuẩn và giá trị tạo nên dấu ấn và làm cho doanh nghiệp này trở nên khác biệt so với các doanh nghiệp tương tự khác. (A Code of Conduct enumerates those standards and values that make an organization/ a company remarkable and that enable it to stand out from similar organizations/companies). Bộ quy tắc ứng xử được xây dựng và phổ biến nhằm phản ánh văn hóa hiện hữu bên trong một doanh nghiệp và trở thành tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp đó. (The Code of Conduct is built and disseminated by an organization/company to reflect the culture that is present in the organization/company and to make a statement).
Tài liệu này có tên gọi phổ biến là Bộ quy tắc ứng xử1 , nhưng nhiều doanh nghiệp còn gọi là Bộ quy tắc đạo đức kinh doanh, Bộ quy tắc đạo đức hành nghề kinh doanh hay Bộ quy tắc đạo đức/ Bộ tiêu chuẩn đạo đức. (While Code of Conduct is a popular title, other companies call it their Code of Business Ethics, Code of Ethical Business Conduct, or Code of Ethics and Standards). Các hiệp hội nghề nghiệp thường gọi tài liệu này là Bộ quy tắc đạo đức. (The last is popular in professional associations).
Cho dù được gọi là gì thì Bộ quy tắc ứng xử cũng là một khuôn khổ để một doanh nghiệp ra các quyết định hợp chuẩn/ hợp đạo đức. (No matter what an organization calls it, the Code of Conduct serves as a framework for ethical decision making within a Company). Tài liệu này cũng là một phương tiện giao tiếp giúp doanh nghiệp truyền đạt đến những người có quyền và lợi ích liên quan, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, thông điệp về giá trị mà bản thân doanh nghiệp, người lao động và ban quản lý của doanh nghiệp đó duy trì. (The Code of Conduct is a communication tool that informs internal and external stakeholders about what is valued by a particular organization, its employees, and management).
Bộ quy tắc ứng xử được coi là “trái tim và linh hồn” của một doanh nghiệp. (The Code of Conduct is considered as the “heart and soul” of a Company). Tài liệu này cho thấy quan điểm sâu sắc về niềm tin của doanh nghiệp, cũng như người lao động trong doanh nghiệp nhìn nhận bản thân doanh nghiệp đó như thế nào, quan hệ của họ với nhau và với các đối tác bên ngoài doanh nghiệp ra sao. (Think of a Code of Conduct as an in-depth view of what a Company believes and how the employees of a Company see themselves and their relationship with each other and the rest of the world).
Ai xây dựng và ban hành Bộ quy tắc ứng xử? (Who Develops and dissaminates a Code of Conduct?)
Bộ quy tắc ứng xử có thể giúp ích cho doanh nghiệp theo nhiều cách như (Having a Code of Conduct can help the Company in various ways, as it):
- Đưa ra chỉ dẫn về “hành vi tốt” đối với người quản lý và người lao động; (Provides guidance in “good behaviour” to managers and employees);
- Tăng uy tín của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý, người lao động, các đối tượng liên quan khác như nhà cung cấp, khách hàng… (Enhances reputation with regulators, employees, other stakeholders such as suppliers, customers…); - Hỗ trợ bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra kiện tụng (Helps in case of litigation to protect the Company).
Hiện nay, các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình đều xây dựng Bộ quy tắc ứng xử nhằm ban hành các quy định và quy tắc đạo đức của doanh nghiệp, điều này làm doanh nghiệp đó trở nên hấp dẫn đối với khách hàng, người lao động và những người có quyền, lợi ích liên quan khác, đặc biệt là cổ đông. (All sorts of Companies develop a Code of Conduct nowadays to promulgate principles and ethics that will make them attractive to customers, employees, and other stakeholders, especially shareholders).
Các doanh nghiệp hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận cũng xây dựng Bộ quy tắc ứng xử vì những lý do kể trên, ngoài ra còn nhằm đảm bảo rằng người lao động và các khách hàng của doanh nghiệp thấu hiểu và tin tưởng vào “sứ mệnh cung cấp dịch vụ” của họ. (Non-profits create a Code of Conduct for these reasons and to ensure that employees and clients understand and trust “their mission of service”). Các hiệp hội nghề nghiệp cũng xây dựng Bộ quy tắc ứng xử với lý do tương tự, đồng thời còn nhằm đưa ra khuyến nghị về các tiêu chuẩn hành vi hợp chuẩn/hợp đạo đức đối với toàn ngành/toàn lĩnh vực cũng như chuẩn mực về thái độ chuyên nghiệp của các thành viên hiệp hội. (Professional associations develop Codes of Conduct for similar reasons and to suggest standards for ethical behavior across an industry and in the professional behavior of its members).
Xây dựng Bộ quy tắc ứng xử toàn diện (Develop an integrated Code of Conduct)
Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm soạn thảo Bộ quy tắc ứng xử, đơn vị này tập hợp nhân sự từ các bộ phận chuyên môn trong doanh nghiệp; (A Code of Conduct is written by an executive team, which is developed by a cross section of employees from various functions); hoặc Bộ quy tắc ứng xử sẽ do các bộ phận phát triển, truyền thông, tiếp thị, quan hệ với nhà cung cấp và bộ phận quản lý nhân sự cùng nhau xây dựng, tùy thuộc vào mô hình nội bộ cũng như phong cách quản lý của doanh nghiệp. (or designed by organization development, corporate communications, marketing, supplier relationships, and/or Human Resources staff, depending on the Company and its internal mode of operation and management style). Bộ quy tắc ứng xử có thể được soạn thảo bởi đội ngũ cán bộ quản trị có năng lực, có uy tín, thường cũng là chủ sở hữu doanh nghiệp, tuy nhiên tốt hơn cả là nên do các cán bộ từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, chỉ làm chuyên môn, không có ảnh hưởng về quản lý xây dựng, điều này giúp việc phối hợp và tổng hợp được dễ dàng hơn. (A Code of Conduct that is developed either by a powerful, esteemed executive, often also the owner, or by a cross section of employees without such an executive’s influence, is easier to incorporate and integrate).
Khi càng nhiều người có quyền và lợi ích liên quan trong doanh nghiệp tham gia vào việc soạn thảo Bộ quy tắc ứng xử, thì tài liệu này càng trở nên có tính hiệu lực cao hơn và toàn diện hơn. (The Code of Conduct will more likely achieve full implementation and integration within the Company when more stakeholders are involved in its creation).
Phổ biến Bộ quy tắc ứng xử (Disseminate the Code of Conduct)
Bộ quy tắc ứng xử được xuất bản và phổ biến cho cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp, đồng thời phổ biến cho các cổ đông tiềm năng, cổ đông hiện hữu, những người có quyền và lợi ích liên quan khác của doanh nghiệp như thành viên hội đồng quản trị, khách hàng, đối tác, nhà phân phối, nhà cung cấp, cũng như công chúng nói chung. (A Code of Conduct is published and disseminated to its employees, and to existing and potential shareholders, other stakeholders such as members of the board of directors, customers, partners, vendors, suppliers and the general public). Tài liệu này chính là hình ảnh mà doanh nghiệp muốn truyền đạt tới những người có quyền và lợi ích liên quan về việc doanh nghiệp là ai, có thể kỳ vọng gì vào sự đối xử công bằng theo giá trị của doanh nghiệp đối với họ. (It is the image that the company wants to convey to these stakeholders about who the company is and what these stakeholders can expect in terms of value-driven treatment).
Bộ quy tắc ứng xử thường được đăng trên trang tin điện tử của doanh nghiệp và được đưa vào báo cáo thường niên trước các cổ đông, theo đó tài liệu này vừa là cam kết nội bộ của doanh nghiệp về chuẩn mực hành vi, mức độ tin cậy của doanh nghiệp, vừa là tài liệu công bố công khai của doanh nghiệp về việc doanh nghiệp đang ở mức độ nào xét theo các tiêu chuẩn, giá trị, nguyên tắc và mức độ tin cậy mà Bộ quy tắc ứng xử đưa ra. (Frequently posted on the Company’s website and in their annual report to shareholders, the Code of Conduct is both an internal commitment to a standard of behavior and beliefs and a public declaration of the Company’s position on a set of standards, values, principles, and beliefs).